Parler d’outils en matière de RH consiste à mettre en avant un certain nombre de grilles, de tableaux de bord, de pratiques automatisées, de méthodes, de procédures, de formulaires standard, de définitions précises de termes et de notions en lien avec les Ressources Humaines
C’est ainsi que se définissent généralement les outils RH de plus en plus soutenus par une technologie informatique aux propriétés de calcul numérique puissantes.
Une large littérature y est consacrée. Il est vrai que de nombreux domaines d’activités RH trouvent un appui solide dans l’emploi d’outils performants. Leur mise en œuvre apporte automatisme et rapidité mais aussi efficacité et gain de temps dans le traitement des données RH.
Les professionnels RH se voient faciliter l’examen des situations de gestion auxquelles ils sont régulièrement confrontés. L’usage de ces outils permet d’améliorer la cohérence des résultats obtenus par l’examen systématique et factuel des données présentées à l’analyse RH. Ils forment en définitif une ressource décisionnelle pour les professionnels RH qui en font usage.
A quoi correspondent les Outils RH ?
Les outils RH répondent à des problématiques RH très précises. Ils apportent par les solutions proposées des réponses opérationnelles ayant pour vocation de soutenir la gestion RH au quotidien. Ils peuvent aussi avoir une portée plus conséquente relevant de questions stratégiques pour l’Entreprise. Relevons pèle – mêle, la fixation des objectifs, l’appréciation des collaborateurs ou sur un autre plan la carte des métiers, la gestion des talents, la mobilité interne, les plans de succession …. etc.
Les outils concernés peuvent également intéresser aussi bien les domaines du recrutement et de la gestion prévisionnelle des effectifs et leur planification, ceux de l’administration du personnel, de la paie ou de la gestion de la rémunération. Il en est d’autres qui concernent le pilotage budgétaire RH Ils peuvent aussi correspondent à la gestion des domaines de la formation et de la gestion de carrières ou de la gestion des emplois et des compétences. D’autres, encore, peuvent servir les interventions des fonctions RH dans les champs de la santé, des risques psycho-sociaux, de l’audit et du climat social, de la qualité de vie au travail ou bien encore dans ceux de la motivation des collaborateurs.
Parfois développés en interne par les équipes RH soutenues par leurs collègues des SI ou alors acquis auprès de fournisseurs de prestations RH référencés, ces outils se présentent sous formes de solutions disponibles pour le plus grand nombre ou alors développés de façon plus pointue ou personnalisée. Ils peuvent être gratuits ou payants, simples ou complexes. Les solutions peuvent aussi se présenter sous forme d’applications informatiques simples ou de logiciels intégrés susceptibles de donner corps à l’émergence et au développement de véritables Systèmes d’Information dédiés aux Ressources Humaines ( SIRH ).
A quoi peuvent servir les outils RH ?
Les outils RH sont le fruit d’un savoir-faire intelligemment constitué qui résulte d’une combinaison entre les indications récurrentes tirées des observations et des expériences et les apports technico-pratiques construits en réponse aux problématiques avancées.
Ils nourrissent deux lectures des réalités RH : la première concerne la facilitation de la compréhension globale de l’évolution des activités RH observées et la seconde porte sur une plus grande maitrise du traitement des données disponibles. Les outils RH sont à la fois facteurs d’optimisation des Ressources Humaines mais aussi vecteurs de valorisation des celles-ci.
Les domaines d’usage sont nombreux. Sans en faire, ici, un recensement exhaustif – l’exercice est de facto difficile- en voici quelques-uns permettant de mieux apprécier l’étendue des possibilités offertes.
Ils peuvent être conçus ou déployés pour assurer un pilotage de l’activité RH et la gestion de projet RH :
- La cartographie des effectifs,
- L’évolution de la masse salariale,
- Les Tableaux de suivi des Budgets RH,
- Les Chatbot RH ;
D’autres outils peuvent également servir à optimiser la gestion des RH en termes de productivité et rendement :
- La gestion des congés,
- L’absentéisme au travail,
- Le turn-over et la rotation du personnel.
D’autres aident à apprécier le climat social et à appréhender les leviers de la motivation des collaborateurs :
- Les grilles de salaires et le suivi des salaires
- Les baromètres sociaux et de mesure du climat social,
- Les enquêtes de motivation et de mesure d’engagement
D’autres encore viennent en appui de la gestion de la performance et la qualité des interventions Managériales :
- Les assessments et les bilans de compétences,
- Les entretiens de performance,
- Les tests d’évaluation et de sélection,
Loin d’être complet – l’apport de l’IA va enrichir tout cela- cet aperçu est néanmoins éclairant. En effet, presque tous les domaines d’activités peuvent trouver une réponse outillée aux problèmes de gestion et de traitement de données qui leurs sont posés.
Reste à choisir à bon escient, la meilleure réponse en termes d’outils à appliquer. Et de ce point de vue, la responsabilité du professionnel RH est pleinement engagée !
Panorama RH
