Le système d’information des ressources humaines (SIRH) est défini comme une interface ou une solution en ligne utilisée pour la saisie, le suivi et la gestion des données de toutes les opérations RH d’une organisation.

À l’heure actuelle, la fonction RH est confrontée à une avalanche de données, car chaque interaction qu’un candidat ou un employé a avec l’organisation est capturée et stockée. Donc, un système d’information des  ressources humaines devient indispensable pour donner un sens à toute cette data, non seulement dans la collecte et le stockage, mais également pour l’exploiter d’une manière efficace.

La plupart des solutions SIRH offrent aujourd’hui des systèmes « sur-mesure »  basés sur les besoins et les plans de croissance spécifiques à chaque organisation.

Jetons un coup d’œil sur les 8 principaux processus et composantes d’un SIRH

1 Base de données centralisée

L’offre principale de la plupart des solutions de système d’information RH est une base de données à accès immédiat où toutes les informations sur les employés peuvent être stockées et gérées efficacement. L’équipe RH (ou toute personne gérant le portail) peut facilement saisir toutes les données du personnel dans le système.

Avec une base de données automatisée qui collecte, stocke et affiche des informations à jour et cohérentes sur le personnel, les politiques et les procédures dans une organisation, les responsables RH peuvent enfin rompre avec les feuilles de calcul et les fichiers papier.

2 Gestion du temps et des absences

La gestion manuelle des feuilles du pointage et du suivi de présence des employés peut prendre beaucoup de temps. Suivre les courriels de demandes de congé et les absences des employés tout en esquissant un calendrier pour gérer une charge de travail changeante est une énorme épreuve. De plus, l’exportation de toutes les données de présence vers le système de paie prend du temps et est fastidieuse.

Un SIRH résoudra les problèmes liés à la gestion du temps et des congés grâce à un ensemble complet de fonctionnalités telles que la planification des effectifs, la gestion des congés, le pointage, etc.

3 Automatisation du recrutement

Cette fonctionnalité offre un système complet de suivi des candidats ‘’ATS’’ avec un moteur de reporting pour analyser les tendances et les schémas du recrutement. Elle s’intègre également en toute transparence aux  joboards, site carrière de l’entreprise  et fournisseurs de services d’emploi pour réduire le chaos dans l’embauche.

De la publication d’une offre d’emploi à la conversion du candidat en employé, un SIRH avec ATS peut être très utile pour vous aider à attirer et suivre les meilleurs des talents. 

4 Onboarding

Traiter le processus d’onboarding à travers un SIRH permet de soulager les RH de nombreuses tâches, administratives chronophages, tout en assurant un accompagnement personnalisé pour chaque nouvelle recrue afin de favoriser son adaptation et son intégration dans l’entreprise.

5 Libre-service pour les employés

L’une des caractéristiques les plus importantes d’un SIRH est le libre-service. Les employés n’ont plus besoin à se lancer dans une poursuite par courrier pour récupérer leurs soldes de congés ou leurs fiches de paie. Avec un portail en libre-service, chaque processus RH deviendra plus efficace.

Si le SIRH a une accessibilité multicanal, les employés peuvent afficher, modifier et récupérer toutes les informations liées au travail directement depuis leur téléphone mobile.

6 Gestion de la performance

La gestion de la performance dans un SIRH donne la possibilité de fixer des objectifs, de suivre des missions, de donner des commentaires, d’effectuer des contrôles et de déterminer des évaluations. La gestion des performances offre à l’organisation la possibilité cartographier les employés avec leurs performances et mesurer leurs résultats sur une plate-forme unique et intégrée. 

L’attribution des missions, la gestion et le suivi du travail de chaque employé, l’alignement des objectifs sur les ressources et le suivi du processus d’achèvement peuvent être effectués à l’aide de la gestion du rendement dans un SIRH.  

7 Gestion de la formation

Un SIRH permet de planifier, suivre et mesurer l’impact des programmes de formation pour garantir leur efficacité.

Il existe également des SIRH qui fournissent une brique LMS, présentée généralement sous forme d’un catalogue de cours et un portefeuille personnalisé à remplir avec différents types de formations et d’évaluations.

Tout utilisateur de votre SIRH,  peut être ajouté au LMS et suivre des cours ou tout autre sujet d’apprentissage sans avoir à créer et configurer un nouveau profil. Le LMS importera les données des autres briques du SIRH.

8 Paie

La gestion de la paie est une fonction très laborieuse. De plus, on peut se demander si un module de paie dans un SIRH est suffisamment efficace comme un système de paie dédié.

Cependant, un système d’information des RH peut gérer le processus paie de bout en bout avec sa large gamme de fonctionnalités. De plus, un SIRH s’intègre parfaitement au module comptable et au système de gestion des présences. Ainsi, le besoin de rapprochement manuel est éliminé, ce qui réduit le risque d’erreurs manuelles et de problèmes de conformité juridique/financière qui en découlent.

Ayoub EL HADDADA