Le rapport d’étonnement : outil stratégique de management des talents.
Ce rapport rempli par les nouvelles recrues dans les semaines qui suivent leur intégration au sein de l’entreprise, il est généralement présenté sur quelques pages sous un format papier. L’idée est que la nouvelle recrue vous apporte une critique constructive de l’image dégagée par votre entreprise . C’est un moyen efficace de jeter un regard neuf et spontané sur les dysfonctionnements potentiels de votre organisation et de définir des actions correctives si nécessaire.
Le rapport d’étonnement répond à plusieurs objectifs, tant pour l’employeur que pour l’employé.
Utilité pour l’employeur :
Il met en lumière les axes d’amélioration au sein de la structure globale ou d’un service. L’organisation est ainsi confrontée à une remise en question permanente de son fonctionnement, ce qui contribue à l’amélioration de ses performances.
Ce rapport présente les points forts et les points faibles de l’entreprise avec neutralité, dans la mesure où l’environnement étudié est encore méconnu par le collaborateur qui l’écrit. Ce dernier n’est pas encore imprégné de la culture de l’entreprise, des valeurs qu’elle véhicule et des rituels qui l’animent, il parle donc objectivement. Le rapport d’étonnement peut faire ressortir des idées qui n’ont peut être jamais été soulevées auparavant.
Utilité pour l’employé :
Le rapport d’étonnement facilite l’intégration du nouveau collaborateur en le poussant à se remettre en question. Il est immédiatement mis en condition pour chercher à comprendre le fonctionnement de l’entreprise et développer sa curiosité au sein de celui-ci. En outre, ce document valorise l’employé dès son arrivée, en tenant compte de son besoin de reconnaissance. À travers cet exercice, le nouvel employé se sent écouté, et sa parole est prise en compte et valorisée par l’entreprise. Cet outil contribue donc fortement à sa motivation et à son investissement personnel.
Comment mettre en place un rapport d’étonnement ?
Pour la bonne exécution de cet exercice, un canevas vierge du rapport d’étonnement est confié à chaque collaborateur dès le premier jour de son arrivée à l’entreprise. En effet, il est possible que votre nouvel employé puisse immédiatement noter ses premières impressions, dans la mesure où certains éléments lui sauteront aux yeux dès qu’il sera accueilli dans vos locaux. D’autres idées émergeront avec le temps, à mesure qu’il se familiarisera avec son nouvel environnement.
Demandez également à vos stagiaires d’écrire un rapport d’étonnement. Malgré leur manque d’expérience terrain, leurs idées sont souvent très novatrices et créatives. Par ailleurs, leur sens de la critique et leurs premières impressions sont généralement assez précis.
Présentation des conclusions du rapport
Il s’agit, en somme, d’un journal de bord, dans lequel le nouveau collaborateur sera invité à exprimer librement ses remarques et ses questions. En général, le rapport d’étonnement est remis au manager du nouvel arrivé à l’issue de sa période essaie.
Ce document facilite la construction d’un diagnostic global et renforce vos liens avec votre employé en favorisant un échange objectif et en toute confiance. Vous pouvez également demander à l’employé de présenter son rapport d’étonnement à l’ensemble de votre équipe. Cela contribue à renforcer son implication en donnant de la crédibilité à son action. C’est aussi l’occasion pour lui de développer des relations au sein de l’entreprise
Utilisation de l’information
Afin d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise, les informations dans ces rapports doivent être répertoriées et des actions correctives doivent être évidemment mises en place si nécessaire.
Conseils pratiques pour finir
Pour plus de pertinence, il est indispensable de définir, précisément, vos attentes sur ce document au préalable. L’objectif est d’orienter les nouveaux collaborateurs sur des pistes de réflexion concrètes.
- Posez-vous les bonnes questions : En tant que responsable, qu’attendez-vous de ce rapport ? Que voudriez-vous mettre en avant comme information ? Qu’allez-vous en faire ?
- Faites attention au ton que votre employé peut utiliser. L’idée est de faire des remarques constructives et objectives sur un fonctionnement et non de juger le bien et le mal. Pour éviter ce genre de dérive, mettez immédiatement votre employé en confiance.
- Dites-lui que vous attendez de lui une critique juste et honnête dans un réel désir d’amélioration. Il doit pouvoir se sentir libre de s’exprimer spontanément.
- Expliquez-lui également que vous ne vous attendez pas à un jugement subjectif mais à une analyse d’un fonctionnement global.
Encore une fois, en tant que manager, soyez ouvert à la critique, lorsqu’elle est bien formulée, elle ne peut être que bénéfique.
Lorsque les employés mesurent l’importance de la démarche, le rapport d’étonnement devient un véritable outil stratégique. Il s’avérera également comme un élément qui favorise la performance de votre entreprise grâce à l’adhésion et à la participation de vos employés.
